Allgemeine Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Deinem Studium an der IUBH

Im Rahmen Deines Studiums an der IUBH ist es erforderlich, dass IUBH Daten zu Deiner Person verarbeitet. Dieses Schreiben informiert über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten anlässlich der Aufnahme und Durchführung Deines Studiums mit IUBH. Sofern Du ein studentisches Beschäftigungsverhältnis mit der IUBH eingehst, erhälst Du über die Datenverarbeitung insoweit eine gesonderte Information. Einzelheiten zur Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Website erhälst Du in der im Internet verfügbaren Datenschutzerklärung für die Website. Die Datenverarbeitung durch Online-Tools wird Dir bei den entsprechenden Tools erläutert.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

IUBH Internationale Hochschule GmbH, Juri-Gagarin-Ring 152, 99084 Erfurt, („IUBH“), ist für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten verantwortlich. Wir haben Frau Dr. Annette Demmel, SPB DPO Services GmbH, Unter den Linden 21, 10117 Berlin, annette.demmel@spb-dpo-services.com, zu unserer Datenschutzbeauftragten bestellt.

Zweck der Verarbeitung

Deine personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

• Studierendenverwaltung, einschließlich Immatrikulation, Durchführung des Studiums, Ausstellen von Ausweisen und ähnlichen Dokumenten, Festsetzung und Einzug von Studiengebühren, erforderlichenfalls An- und Abwesenheitskontrolle, Organisation des Lehrbetriebs (online und als Präsenzveranstaltungen), Anmeldung und Teilnahme an Lehrveranstaltung, Bereitstellen und Verteilen von Lehrmaterial, Entgegennahme und Verteilung von Studienleistungen einschließlich Plagiatsprüfungen, Durchführung von Prüfungen und Ausstellen von Prüfungsbescheinigungen oder Zeugnissen, sonstige allgemeine Verwaltungs- und Personalprozesse, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Lehrbetriebs erforderlich sind;
• Studienbetreuung einschließlich Gesprächsangebote;
• Führen gesetzlich vorgesehener Aufzeichnungen, einschließlich Buchführung;
• interne und externe Revision;
• Buchung, Durchführung und Abrechnung etwaiger Leistungen;
• Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- und Meldepflichten;
• Bereitstellung der betrieblichen IT-Infrastruktur einschließlich Hardware und Software, Telekommunikation und elektronischer Kommunikation, einschließlich des Internets, mobiler Anwendungen, Fernwartungszugriff, Online-Meetings, sonstige technische Einrichtungen für den Lehrbetrieb und das Lernen und Ablegen von Prüfungen mittels Software, Lizenzvergabe und Lizenzkontrolle, Zuweisung von Benutzerrechten, Debugging und Troubleshooting, Betrieb einer Firewall und ähnlichen Sicherheitseinrichtungen, URL- und Malware-Filterung sowie Malware-Reporting, Tracking von auf Wechselmedien kopierten Dateien, Ticketsystem für Anfragen und Helpdesk, Einsatz von IT-Sicherheitssoftware und Überwachung der rechtmäßigen Nutzung im zulässigen Maß;
• interne Audits zur Einhaltung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher und anderer Unternehmensführungspflichten und interner Richtlinien, im Falle des Verdachts von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten zur Aufdeckung dieser einschließlich der Untersuchung von Compliance-Verstößen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Deine personenbezogenen Daten werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 b) Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) zur Durchführung des Studienvertrags mit Dir verarbeitet. Soweit wir gehalten sind, Deine personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung zu verarbeiten, erfolgt dies auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO, oder in Fällen, in denen wir Deine personenbezogenen Daten an eine andere Konzerngesellschaft oder an andere Empfänger für die von uns oder einem Dritten verfolgten legitimen Interessen übertragen, werden wir dies auf Basis und in Übereinstimmung mit Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO vornehmen, um gemeinsame betriebliche Infrastruktur, z.B. IT-Systeme, oder Online-Tools für den Lehrbetrieb und Prüfungen, einschließlich der Plagiatskontrolle zu nutzen. In Ausnahmefällen, in denen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten nicht erforderlich ist, um das Studienverhältnis mit Dir durchzuführen, wir Dir aber eine entsprechende Verarbeitung vorschlagen möchten, werden wir Dich gesondert um Deine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) bitten. Nähere Informationen erhälst Du dann in diesem Zusammenhang.

Empfänger

Zu Deinen personenbezogenen Daten haben Mitarbeiter und Lehrpersonal der IUBH Zugriff, die mit Tätigkeiten betraut sind, die im Abschnitt ‚Zweck der Verarbeitung‘ beschrieben sind. Darüber hinaus erbringen ggf. unsere Konzerngesellschaften IT-Dienstleistungen für uns. Eine Übersicht über die Konzerngesellschaften senden wir Dir gerne zu. Mitarbeiter dieser Firmen haben ggf. in dem zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Maß Zugang zu Deinen personenbezogenen Daten. Des Weiteren bedienen wir uns der Hilfe verschiedener externer Dienstleister zum Betrieb unserer IT-Infrastruktur einschließlich der elektronischen Kommunikation, dem Betrieb unserer Websites, sowie der Verwaltung.

Im Rahmen Deiner Bewerbung und der Durchführung Deines Studienvertrages ist es notwendig, dass die IUBH Deine personenbezogenen Daten verarbeitet. Zur Verarbeitung und Verwaltung Deiner Daten nutzen wir verschiedene Funktionen von externen Anbietern (namentlich letterscan GmbH & Co. KG und d.velop AG), welche Kenntnis über Deine personenbezogenen Daten erhalten. Folgende Datenkategorien können davon betroffen sein: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen, Versicherungsnachweise, Studienvertrag, Kostenübernahme, SEPA-Lastschriftmandat, hochschulrechtliche Anträge, ggf. Kündigung Deines Studienvertrages sowie die Exmatrikulationsbescheinigung. Originalurkunden (Zeugnisse, etc.) werden Dir nach der Verarbeitung zurückgesendet.

Im Rahmen des Studienangebots über das Internet einschließlich der Plagiatskontrolle, z.B. Online-Tutorials, nutzen wir verschiedene Funktionen von externen Anbietern (nachfolgend „Online-Tools“ genannt), die Deinen Namen, Angaben zu Deinen Kursen und deren Inhalt erhalten, einschließlich Aufzeichnungen Deiner Stimme und Videoaufzeichnungen Deiner Person. Hierbei werden Dir personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der europäischen Union übermittelt, insbesondere in die Vereinigten Staaten von Amerika. Die Übermittlung sichern wir vertraglich durch den Abschluss der EU Standardverträge zur Datenverarbeitung in Drittländern ab. Wir stellen Dir gerne eine Kopie zur Verfügung, wenn Du Dich unter datenschutz@iubh.de an uns wendest. Detaillierte Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Online-Tools findest Du jeweils neben dem Start-Button des jeweiligen Online-Tools.

Datenkategorien

Wir verarbeiten die folgenden Datenkategorien:

Stamm- und Kontaktdaten

Name

Geburtsdatum

Geschlecht

Staatsangehörigkeit

Personalausweisnummer bzw. Nummer des Reisepasses und ausstellendes Land oder Behörde

Fotografien

Private Anschrift

Private Kontaktdaten

Angaben zum Studienverhältnis

Details im Zusammenhang mit der Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Studiums

Studiengang

Details aus Bewerbungsverfahren, z.B. Lebenslauf

Eintritts- und Austrittsdatum

Berufliche Ausbildung und Laufbahn

Qualifikationen und Zeugnisse bzw. Abschlüsse

Kompetenzen

Kursteilnahme

An- und Abwesenheitsaufzeichnungen

Erbrachte Studienleistungen

Leistungsbeurteilung

Erbrachte Prüfungsleistungen

Prüfungsbeurteilung

Kontoverbindung oder sonstige Zahlungsdaten

Versicherungsdaten

Angaben zu Pflege-, Kranken-, Arbeits- und Sozialversicherungen

Angaben zu weiteren Pflicht- oder gewählten Versicherungen

Angaben im Zusammenhang mit der IT-Infrastruktur

Nutzungsdaten von betrieblicher IT-Infrastruktur einschließlich der elektronischen Kommunikationsmittel, z.B. Internet, Telefon und Intranet

Login-Informationen wie Datum oder Zeit, genutzte Seiten, übertragene und empfangene Daten, gebuchte und besuchte Kurse

Aufzeichnungen Deiner Stimme und Videoaufnahmen Deiner Person im Rahmen der Durchführung von Kursen oder Ablegen von Prüfungen über das Internet

Wie lange werden Deine personenbezogenen Daten gespeichert?

Deine personenbezogenen Daten werden jeweils für die Dauer gespeichert, die gesetzlich vorgeschrieben ist oder die wir im Hinblick auf die Aufgabenerfüllung festlegen. Einzelheiten zu der Speicherdauer einzelner Datenkategorien, kannst Du auf Anfrage unter datenschutz@iubh.de erfahren.

Deine Rechte

Du kannst uns entweder schriftlich oder per Email datenschutz@iubh.de kontaktieren, um folgende Rechte auszuüben:

• Auskunft zu Deinen Daten, um diese zu kontrollieren und zu überprüfen,
• Erhalt einer Kopie Deiner personenbezogenen Daten,
• Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, dies umfasst auch das Recht unvollständige oder falsche Daten durch ergänzende Mitteilung zu vervollständigen,
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,
• Du kannst Deine bereitgestellten Daten in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern Du zu der Verarbeitung Deine Einwilligung gegeben hast oder die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht.

Du hast zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten. Um dieses Beschwerderecht auszuüben, kannst Du Dich an die für Deinen Wohnort zuständige oder an die folgende Aufsichtsbehörde wenden:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf

Warum werden Deine personenbezogenen Daten erhoben?

Wir benötigen Deine personenbezogenen Daten zur Durchführung des Studienverhältnisses mit Dir. Du hast die Möglichkeit, von der Bereitstellung Deiner personenbezogenen Daten abzusehen oder uns unvollständige Informationen zu überlassen. Dies kann jedoch dazu führen, dass wir das Studienverhältnis mit Dir nicht durchführen können. Bitte beachte, dass wir unseren Studenten als international tätiges Unternehmen die Teilnahme an Kursen teilweise, manchmal auch ausschließlich über das Internet über Online-Tools ermöglichen müssen. Hierzu nutzen wir das Angebot verschiedener Softwareprovider insbesondere in den Vereinigten Staaten von Amerika oder in anderen Ländern außerhalb der Europäischen Union. Nähere Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Online-Tools findest Du jeweils neben dem Start-Button des Online-Tools.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung

Deine personenbezogenen Daten werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung verwendet.